Hur man hanterar konfrontationer på arbetsplatsen

Vi har alla varit där någon gång: det uppstår en konflikt på jobbet som vi vill ta itu med, men vi vet inte riktigt hur vi ska göra det utan att göra våra kollegor arga eller upprörda. Ofta när vi ställs inför en nödvändig konflikt på jobbet kan vi göra oss skyldiga till att frukta det värsta och sedan manifestera denna rädsla genom våra negativt styrda handlingar. Att närma sig de svåraste sociala interaktionerna med emotionell intelligens bidrar till att se till att även konfrontationer kan bli produktiva, positiva delar av processen.

Vi har svåra samtal i nästan alla aspekter av våra liv, ofta som ett aktivt sätt att förbättra relationerna, så det är viktigt att inte skygga för dem på jobbet också.

Vi drömmer alla om en verkligt harmonisk arbetsplats, en arbetsplats där inga yttre influenser avbryter det kreativa tankesättet, men det är förstås sällan så det fungerar i verkligheten. Konfrontationer är en oundviklig del av arbetsprocessen, men med arbete för att förbättra ditt tillvägagångssätt behöver de inte ha de negativa konnotationer som vi förväntar oss.

Från vd:n hela vägen ner i kedjan, genom att ställa in läget för att hantera konfrontationer med empati, mindfulness och känslomässig intelligens kan du förbättra processerna på din arbetsplats oändligt.

Definiera problemet

Men vad exakt är en konfrontation? När vi hör det ordet föreställer vi oss ofta ett gräl, ett utbrott eller en konflikt som gått för långt för att kunna lösas ordentligt. Konfrontationer behöver däremot inte vara fyllda av ilska eller starka känslor. Att omformulera scenariot till ett positivt scenario kan bidra till att de-eskalera våra förväntningar på deras svårighet.

När du närmar dig en konfrontation tänk på den som ett nödvändigt och sunt sätt att förbättra ditt sätt att arbeta med personen i fråga. Påpekar du deras brister? Om du gör det på rätt sätt kan du vara den person som hjälper dem att övervinna ett personligt hinder och gå vidare i sin utveckling. Kanske ifrågasätter du varför något inte gjordes på rätt sätt eller i tid? Gå fram och förvänta dig en helt rimlig förklaring och du kommer att upptäcka att lösningen presenterar sig mycket lättare i efterhand.

Naturligtvis är vissa konfrontationer nödvändigtvis svårare än andra. Om det är ett känsligt ämne som kan uppröra någon av parterna är det viktigt att närma sig det på ett sansat sätt. Så hur vänder vi det som skulle kunna blåsa upp till en spiralformad konflikt till en sund konfrontation i förväg?

Steg att ta

Utmana dina kollegor
Att skjuta en konfrontation uppåt i auktoritetskedjan kan ofta få den person som du konfronterar att känna sig underminerad. Att ta itu med problem mellan kollegor skapar respekt, förtroende och ett lugnare utrymme där det är lättare att hitta lösningar. Om problemet kan lösas innan högre tjänstemän involveras, gör det! Om du är en högre tjänsteman som får ett klagomål, kontrollera att allt som är möjligt har gjorts för att ta itu med problemet inom teamet innan du går in som medlare.

Definiera problemet tydligt

Innan du går in i en konfrontation ska du tydligt ange vad du vill uppnå med diskussionen. Vad var det för omständighet som ledde till detta? Klargör det problem som ska lösas i ditt sinne på ett lugnt, koncist och klartänkt sätt och se till att det inte finns någon negativitet eller känslomässig reaktion som grumlar ditt omdöme. Vad är det ideala resultatet? Försök i förväg att föreställa dig den bästa lösningen, vilket ger dig något positivt att sikta på medan diskussionerna pågår.

Välj neutral mark

Du har antagligen varit i den här situationen: du blir kallad till ett kontor eller styrelserum för en privat pratstund. Medan du gick mot mötet, var du sorglös och avslappnad, eller var du uppslukad av oro? Inställningen av konfrontationer har betydelse för hur varje person närmar sig dem. Om det är möjligt, undvik formella möten och ta istället en kaffe i ett neutralt, men ändå privat utrymme. När var och en känner sig lika bekväm som den andra finns det mindre möjligheter till räddhågade känslomässiga reaktioner.

Kombinera logik och känslor

Du har fått en plats och definierat problemet tydligt, hur hanterar du nu själva konfrontationen? Nyckeln är att hitta balansen mellan logisk och känslomässig reaktion. För mycket av båda kommer att leda till att du misslyckas med att nå en tillfredsställande slutsats för båda parter, så försök att vara så tydlig och saklig som möjligt samtidigt som du alltid är lyhörd för både dina och den andra partens känslor. Glöm inte att vara anpassningsbar – ett rent sakligt tillvägagångssätt kan misslyckas med att ta hänsyn till din kollegas känslomässiga reaktion och behov.

Välj alltid empati

Att sätta sig in i situationen för den person du konfronterar är alltid en nyckel till en fredlig lösning, och är kärnan i att hålla emotionell intelligens i åtanke. Se alltid till att verkligen lyssna på alla rättfärdiganden och förmildrande omständigheter som den andra parten kan erbjuda, och beakta dem djupt när du formulerar din plan för hur du ska gå vidare efter konfrontationen. Resultatet kommer att bli att ni båda kan gå därifrån och känna er förstådda och uppåt om interaktionen.

Lösningen

En sak som många konfrontationer på arbetsplatsen som spiralen kan glömma är vad du försöker uppnå. En lösning måste alltid vara målet i varje försök att hantera en konflikt, i stället för att bara reda ut problem som kan fortsätta att uppstå i framtiden. Nyckeln till en bra lösning är en lösning som passar båda parter och som har en klart uppnåelig resa. Så ange inte bara ett slutmål, utan arbeta tillsammans och bestäm hur slutmålet kan uppnås. Undvik att sätta tidsfrister för förbättringar – stöd i stället personen i fråga i varje steg på hans eller hennes resa mot att lösa problemet. Gör er till en öppen dörr för frågor och råd, och färre behov av konflikter kommer att uppstå när ni arbetar framåt.

Checklistan

Ett snabbt sätt att komma ihåg dina steg för en lyckad konfrontation:

  • Starta lugnt
  • Förklara problemet
  • Välj ett neutralt utrymme
  • Bjud in till en pratstund
  • Tackla problemet
  • Sök efter en lösning
  • Tacka dem för att de lyssnar på dig

Vill du hålla dig uppdaterad om nyheter och funktioner om emotionell intelligens? Prenumerera på vår blogg genom att klicka här

Lämna en kommentar