Hur man anordnar ett dokumentförstöringsevent efter COVID-19


Som företag som hanterar känsliga dokument vet du hur viktigt det är att hålla dokumenten säkert förvarade. Efter en viss tid kan du behöva makulera dessa dokument. Precis som du kan andra företag och privatpersoner i ditt samhälle ha dokument som de också behöver makulera, men de kanske inte har de resurser som står till deras förfogande. Du kan överväga att anordna ett evenemang för dokumentförstöring. Här är hur du kan anordna ett dokumentförstöringsevenemang efter COVID-19 som hjälper ditt företag och ditt samhälle på samma gång.

Vad är ett dokumentförstöringsevenemang?

Typiskt sett erbjuder ett dokumentförstöringsevenemang ett enkelt, säkert och tryggt sätt för lokala företag, ideella organisationer, organisationer och privatpersoner att förstöra känsliga dokument och filer. Shred-evenemang bidrar också till att öka medvetenheten om vikten av informationssäkerhet, korrekt dokumentförstöring och förebyggande av identitetsstöld.

Ofta sponsrar lokala företag ett lokalt shred-evenemang. Även om vissa dokumentförstöringsevenemang ber om en donation eller en liten avgift för att kompensera för dokumentförstöringskostnaderna, är många företag värdar för ett dokumentförstöringsevenemang gratis.

De flesta dokumentförstöringsevenemang hålls på stora, öppna områden där flera dokumentförstörarbilar kan användas samtidigt. Många evenemang har tält med sponsorer, lokala nyhetsmedier och montrar med gratis informationsmaterial för alla som deltar. Det är ett grönare sätt att förstöra dokument på ett säkert sätt.

Hur man anordnar ett fragmenteringsevent och garanterar säkerheten

Under dessa utmanande COVID-19-tider arbetar människor hårt för att tillhandahålla hjälpsamma tjänster och samtidigt följa CDC:s riktlinjer. Om du funderar på att anordna en strimlingsevenemang, får du här några tips för att garantera deltagarnas säkerhet och ett lyckat evenemang:

  • Anordna strimlingsevenemanget på ett stort, öppet område, t.ex. på en parkeringsplats.
  • Beordra alla frivilliga att bära masker och handskar.
  • Välj ett helgdatum och en helgtid för att få ett större deltagande.
  • Skemalägg mobila dokumentförstörarbilar och be förarna att bära masker och handskar.
  • Håll handdesinfektionsmedel, extra masker och handskar, desinfektionsspray och våtservetter tillgängliga för enkel åtkomst.
  • Håll eventuella nyhetsmedier, bodar för lokala företag och andra bord på ett avstånd av minst två meter från varandra.
  • Promota ditt fragmenteringsevenemang till dina kunder via e-post, plattformar för sociala medier och onlineresurser.
  • Sök upp lokala företag och organisationer och be dem att marknadsföra ditt fragmenteringsevenemang på sina sociala medier.
  • Har frivilliga som ägnar sig åt att hantera både fordons- och fotgängartrafik för att se till att alla riktlinjer för social distansering uppfylls.
  • Låt deltagarna i makuleringsevenemanget titta på när deras dokument passerar genom makuleringsapparaten på ett säkert avstånd.
  • Erbjud ett förstöringsintyg till alla som har dokument som kräver det.
  • Skapa ett drive-thru-mönster som gör att deltagarna kan stanna kvar i sina bilar hela tiden.
  • Använd koner och trafikskyltar för att säkert styra bilarna och för att skydda medlemmarna i shred-eventteamet.
  • Utse en enda person per fordon för att ta bort material från shred-eventet från bagageluckan eller baksätet.
  • Har tydliga skyltar om att makulering endast gäller papper (ingen plast, CD-skivor, metall eller andra produkter som inte är av papper).

Vilka föremål kan inte makuleras?

Säkerställ att deltagarna i makuleringsevenemanget får veta i förväg vilka föremål som inte kan makuleras. Se dessutom till att det finns tydliga skyltar vid makuleringsevenemanget som visar att endast papper kan makuleras. Nedan följer några föremål som inte får makuleras vid en makuleringsevenemang:

  • Metall
  • Plast
  • CD-skivor eller DVD-skivor
  • Mobiltelefoner
  • Batterier av alla slag
  • Allt som inte är papper

Överväg att ha informationsmaterial om var dessa föremål kan föras för återvinning eller bortskaffande, om någon av de närvarande frågar.

Varför ska du överväga att anordna ett fragmenteringsevent?

Ett fragmenteringsevent kan vara en stor uppgift, men det kan vara till stor nytta för ditt företag. Du hjälper ditt samhälle att lära sig om vikten av att makulera känsliga, privata dokument på rätt sätt och erbjuder ett säkert sätt att göra sig av med sådant material. Du kommer också att:

  • Ge ditt företag en PR-höjning.
  • Få ditt företags namn framför ögonen på folk.
  • Minska identitetsstölder i ditt samhälle.
  • Erbjuda ett kostnadseffektivt sätt att göra sig av med dokument.

Med större sannolikhet kommer människor att komma ihåg att ditt företag stod värd för ett dokumentförstöringsevenemang och kommer att hålla dig i minnet om de någonsin skulle behöva ditt företags tjänster. Dessutom räcker bra press och positiva omdömen långt, och ett fragmenteringsevent är ett utmärkt sätt att öka den positiva varumärkeskännedomen.

Dokumentförvaring, dokumentförstöring och mer

Som en del av ditt mobila fragmenteringsevent kan du ge deltagarna användbar information om säker dokumentförvaring. Advokater, personer inom utbildning, ideella ledare och vårdpersonal, t.ex. rådgivare eller privatpraktiserande läkare, kan komma till ditt evenemang i behov av dokumentförstöringstjänster, men de kan också behöva information om dokumentförvaring, valvförvaring, återvinning av röntgenfilm, elektronisk datadestruktion med mera. Genom att ha information tillgänglig om dessa typer av lagringstjänster kan du och ditt företag framstå som en pålitlig partner och en tankeledare.

Lita på experterna på dokumentförvaring och dokumentförstöring i Delaware Valley och Philadelphia-området, DocuVault. DocuVault erbjuder ett brett utbud av tjänster som passar dina behov, från säker förvaring till att hjälpa dig att anordna ett lyckat evenemang för dokumentförstöring i samhället. Upptäck vad DocuVault kan göra för dig genom att ringa oss för en offert idag på (856) 290-4601.

Lämna en kommentar