Performance Management

18 luglio 2019

Scopri:

  • Che cos’è la gestione delle prestazioni?
  • Perché è importante la gestione delle prestazioni?
    • L’importanza del performance management
    • Lo scopo e gli obiettivi del performance management
    • I benefici del performance management
  • 15 Best practices per la gestione delle performance dei dipendenti
  • 5 Esempi reali di performance management
  • Qual è la differenza tra performance management e valutazione delle performance?

Sempre più spesso le organizzazioni capiscono che i loro sistemi di gestione devono essere portati nel 21° secolo se vogliono essere competitivi nel mercato attuale.

La ricerca mostra che i sistemi precedenti, come le valutazioni annuali, sono superati e possono persino servire a diminuire l’impegno e la motivazione dei dipendenti. Alla luce di ciò, più aziende si stanno rivolgendo al performance management come mai prima d’ora.

Questo approccio dinamico e strategico allo sviluppo di migliori prestazioni nei dipendenti sta guadagnando terreno in aziende grandi e piccole, comprese molte organizzazioni Fortune 500 e leader del settore.

Cos’è il performance management?

Il performance management è un approccio strategico per creare e sostenere migliori prestazioni nei dipendenti, portando ad un aumento dell’efficacia delle aziende.

Con l’attenzione allo sviluppo dei dipendenti e l’allineamento degli obiettivi aziendali con quelli di squadra e individuali, i manager possono creare un ambiente di lavoro che permette sia ai dipendenti che alle aziende di prosperare.

In base alla definizione di performance management, viene costruito un sistema all’interno di un’organizzazione per misurare e migliorare le prestazioni delle persone in quell’organizzazione.

In pratica, performance management significa che il management lavora costantemente per sviluppare i propri dipendenti, stabilire obiettivi chiari, e offrire un feedback coerente durante l’anno.

In contrasto con altri sistemi di revisione delle prestazioni dei dipendenti, come le valutazioni annuali delle prestazioni, la gestione delle prestazioni dei dipendenti è un processo molto più dinamico e coinvolto con risultati migliori.

Per il dipartimento delle risorse umane, la gestione delle prestazioni è un sistema importante per l’inserimento, lo sviluppo e il mantenimento dei dipendenti, così come la revisione delle loro prestazioni.

Si capisce sempre di più che un sistema di valutazione annuale delle prestazioni non coinvolge efficacemente i dipendenti, non riesce a fissare e raggiungere coerentemente gli obiettivi dell’azienda, e non porta a una forte comprensione delle prestazioni dei dipendenti.

Perché la gestione delle prestazioni è importante?

In qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni, è importante capire cosa fanno i vostri dipendenti, come lo fanno e perché lo fanno.

Senza un sistema in atto per definire i ruoli, capire i punti di forza e le debolezze individuali, fornire feedback, attivare interventi e premiare i comportamenti positivi, è molto più difficile per i manager guidare efficacemente i loro dipendenti.

Le organizzazioni intelligenti abbinano la loro gestione delle prestazioni con un processo di gestione degli incentivi. I due sistemi hanno molto in comune, dalla definizione dei ruoli e degli obiettivi alla revisione e alla ricompensa del comportamento dei dipendenti, e come tali, funzionano molto bene se gestiti contemporaneamente. Usare la gestione degli incentivi significa anche che l’importantissima fase di “ricompensa” della gestione delle prestazioni è fatta correttamente.

L’importanza della gestione delle prestazioni

La gestione dei talenti è una parte importante di ogni organizzazione. Tre dei principali problemi che le organizzazioni affrontano sono:

  • mantenere i dipendenti impegnati
  • mantenere il talento
  • sviluppare i leader dall’interno

Questi sono i problemi che la gestione delle performance prende di mira molto efficacemente.

1. Mantenere l’impegno dei dipendenti

L’impegno dei dipendenti è un obiettivo di qualsiasi team di gestione. In un sistema di valutazione annuale, gli obiettivi verrebbero dati all’inizio dell’anno e poi rivisti 12 mesi dopo per vedere se sono stati raggiunti. Questo lungo periodo di tempo senza feedback o check-in è quasi certamente un killer del coinvolgimento.

In effetti, il 94% dei dipendenti preferirebbe che il proprio manager desse loro feedback e opportunità di sviluppo in tempo reale, e l’81% preferirebbe almeno un check-in trimestrale con il proprio manager, secondo il Growth Divide Study.

Gli studi dimostrano che i dipendenti danno il meglio con un feedback su base mensile o trimestrale, con check-in regolari che servono come zona per risolvere i problemi, aggiustare gli obiettivi se necessario, e per rinfrescare la loro attenzione sull’obiettivo. Infatti, le aziende in cui i dipendenti si incontrano per rivedere gli obiettivi trimestralmente o più frequentemente hanno quasi il 50% in più di probabilità di avere prestazioni finanziarie superiori alla media.

Nel corso del sondaggio, i dipendenti hanno avuto alcuni sentimenti negativi su un sistema di valutazione annuale:

  • Il 62% dei dipendenti ritiene che la loro valutazione delle prestazioni sia incompleta
  • 48% non si sente a suo agio a sollevare questioni con il proprio manager tra una valutazione e l’altra
  • 61% ritiene che il processo sia superato
  • 74% ritiene che sarebbe essere più efficaci con un feedback più frequente
  • Il 68% dei dirigenti non viene a conoscenza delle preoccupazioni dei dipendenti fino alla valutazione delle prestazioni

Tutto questo si traduce in un sacco di opportunità perse per risolvere i problemi e aumentare le prestazioni e l’impegno dei dipendenti.

Quando l’impegno dei dipendenti aumenta, nove indicatori di performance chiave mostrano risultati positivi. L’assenteismo, il turnover, il restringimento, gli incidenti di sicurezza, gli incidenti di sicurezza del paziente e i difetti di qualità sono diminuiti di almeno il 25%, e spesso di più, su tutta la linea. L’esperienza del cliente, la produttività e la redditività mostrano tutti risultati positivi.

Questo studio, della Gallup, è stato condotto su una vasta gamma di industrie, dimostrando che l’impegno dei dipendenti è un fattore critico, indipendentemente dal settore.

2. Trattenere il talento

I dipendenti che hanno frequenti incontri con la direzione per discutere le prestazioni, risolvere problemi e ricevere formazione hanno maggiori probabilità di rimanere in azienda.

Se gli impiegati vedono che il loro team di gestione si sta impegnando per svilupparli professionalmente, aiutarli ad avere successo con i loro obiettivi, e premiare le prestazioni su una base coerente, allora sono più incentivati sia a rimanere con l’azienda che a lavorare di più.

3. Sviluppare i leader dall’interno

Questo sviluppo coerente e la partnership tra manager e dipendenti permettono lo sviluppo di leader dall’interno dell’azienda.

I costi di reclutamento possono essere estremamente alti, così come i costi per l’inserimento e la formazione dei nuovi dipendenti. Essere in grado di preparare i leader dall’interno dell’azienda significa che c’è già una comprovata compatibilità culturale con questo individuo e che i costi di formazione e le risorse spese per sviluppare questa persona in una risorsa non vanno persi.

Questo percorso di leadership serve anche come forza motivante per i dipendenti, che possono vedere che il loro duro lavoro sarà ricompensato con promozioni e altri benefici.

La gestione della performance crea anche la necessità per il management di concentrarsi costantemente sugli obiettivi e le mete aziendali, e di considerare il modo migliore per raggiungerli. Questa continua rivisitazione degli obiettivi significa che è più probabile che essi rimangano rilevanti, poiché gli obiettivi saranno aggiustati alla luce della nuova tecnologia, dei cambiamenti nel mercato o di altri fattori nel corso dell’anno.

Secondo Forbes, ‘le aziende che fissano gli obiettivi di performance trimestralmente generano il 31% di ritorni maggiori dal loro processo di performance rispetto a quelle che lo fanno annualmente, e quelle che lo fanno mensilmente ottengono risultati ancora migliori.

Lo scopo e gli obiettivi del performance management

Lo scopo del performance management è quello di dare sia ai manager che ai dipendenti un sistema chiaro e coerente all’interno del quale lavorare che, a sua volta, porterà ad una maggiore produttività.

  • Questo sistema mostra ai dipendenti il percorso verso il successo, permette la misurazione della performance accoppiata al feedback e offre opportunità di formazione e sviluppo.
  • La gestione delle prestazioni permette al management di capire cosa stanno facendo i loro dipendenti e di tracciare i progressi sugli obiettivi aziendali, fornendo al contempo un feedback coerente.

Ci sono cinque obiettivi principali del performance management:

  1. Sviluppare chiare definizioni di ruoli, aspettative e obiettivi
  2. Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti
  3. Sviluppare la leadership manageriale e le abilità di coaching
  4. Aumentare la produttività attraverso il miglioramento delle prestazioni
  5. Sviluppare un programma di ricompensa delle prestazioni che incentivi i risultati

Questi obiettivi di gestione delle prestazioni mostrano un percorso chiaro dallo sviluppo degli obiettivi alla ricompensa dei risultati. Se uno di questi obiettivi di performance management non è fatto bene, allora gli altri ne soffriranno come risultato.

I benefici del performance management

Il performance management ha una moltitudine di benefici per gli impiegati e i manager, così come per l’azienda nel suo insieme. Se un’azienda riesce a creare con successo un ambiente di coinvolgimento dove i clienti sono ugualmente coinvolti dai dipendenti in prima linea, il risultato è ancora migliore.

Quando le organizzazioni coinvolgono con successo i loro clienti e i loro dipendenti, sperimentano un aumento del 240% nei risultati di business legati alla performance rispetto a un’organizzazione senza dipendenti impegnati o clienti impegnati.
– Gallup

  1. Avere ruoli e standard di performance ben definiti rende l’assunzione più facile, perché i candidati sanno cosa ci si aspetta da loro e le Risorse Umane possono capire più facilmente se un candidato è adatto al ruolo.
  2. Questi ruoli e standard ben definiti rendono la formazione più facile, poiché i formatori sanno esattamente quali aree devono essere coperte e quali informazioni non sono essenziali.
  3. Lo sviluppo coerente e la revisione degli obiettivi assicurano che l’organizzazione stia facilmente al passo con le mutevoli forze del mercato e reagisca rapidamente nel suo complesso, indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione.
  4. Aspettative e ruoli chiari impostano i dipendenti sul raggiungimento degli obiettivi fin dall’inizio, fornendo un trampolino di lancio per il successo.
  5. I dipendenti che sentono che la loro azienda è investita nel loro successo rimangono in azienda, aumentando la fidelizzazione dei dipendenti.
  6. Il feedback costante e il coaching dei manager portano direttamente a un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, mentre lo sviluppo della capacità di fornire buoni coaching e feedback porta a manager più abili.
  7. Quando i dipendenti diventano più qualificati, possono avanzare nell’azienda, creando una pipeline di leadership.
  8. La produttività aumenterà grazie al maggiore impegno, agli obiettivi chiari e all’aggiornamento dei dipendenti.
  9. I dipendenti rimangono incentivati ad operare a lungo termine, poiché vengono ricompensati adeguatamente per il loro duro lavoro.

15 Best practices per la gestione delle performance dei dipendenti

Mentre la gestione delle performance può sembrare ingannevolmente semplice, con solo quattro passi come descritto sopra, il processo stesso è molto complicato. Ecco perché abbiamo messo insieme questa lista di buone pratiche per la gestione delle prestazioni.

Pensate a questo come agli elementi essenziali della gestione delle prestazioni – questi vi aiuteranno a fare in modo che il vostro sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti funzioni come dovrebbe.

1. Identificare gli obiettivi delle vostre iniziative di gestione delle prestazioni

Come state creando il vostro programma di gestione delle prestazioni, dovete capire cosa volete realizzare.

Fare le seguenti domande può aiutarvi:

  • L’aumento della produttività è una priorità?
  • La vostra organizzazione vuole identificare i leader dall’interno e svilupparli?
  • Vuoi snellire il processo di compensazione?
  • Stai cercando di migliorare il mantenimento o l’impegno dei dipendenti?

Se sai cosa vuoi che il tuo programma faccia, sarà più facile costruirlo per raggiungere quell’obiettivo.

2. Definisci e descrivi ogni ruolo

Lo abbiamo detto sopra, ma va ripetuto. E’ molto più difficile per un dipendente avere successo se non sa esattamente cosa ci si aspetta da lui, come dovrebbe farlo e come dovrebbe essere il risultato finale.

3. Abbina gli obiettivi con un piano di performance

Quando stabilisci gli obiettivi, sviluppa un piano di performance da affiancare. Gli obiettivi di un anno spesso falliscono, perché sono troppo grandi e i dipendenti possono essere sopraffatti prima di iniziare. Un piano di performance li aiuta a visualizzare il loro percorso, rendendo molto più probabile il raggiungimento dell’obiettivo.

4. Monitorare i progressi verso gli obiettivi di performance

Rivedere le aree chiave della performance. Usate metriche e analisi a vostro vantaggio, monitorando come gli obiettivi stanno progredendo per essere sicuri che gli interventi possano avvenire in anticipo, se necessario.

5. Il coaching dovrebbe essere frequente

Lo scopo del coaching è di aiutare a identificare e risolvere i problemi prima che diventino troppo grandi. Se non è frequente, non aiuta affatto. Incontri mensili o trimestrali dovrebbero essere tenuti per aiutare a mantenere gli impiegati sulla strada giusta.

6. Usa le linee guida a tuo vantaggio

Le linee guida dovrebbero essere create per ogni ruolo come parte della prima fase del ciclo di gestione della performance. Queste politiche o linee guida dovrebbero stabilire aree specifiche per, o limiti su, opportunità, ricerca e sperimentazione. Gli impiegati fanno meglio il loro lavoro quando hanno delle linee guida solide da seguire.

7. Costruire una cultura allineata alla performance

Assicuratevi che il vostro posto di lavoro abbia valori condivisi e allineamento culturale. Un senso di valori, credenze e aspettative condivise tra i dipendenti crea un posto di lavoro più armonioso e piacevole. I dipendenti dovrebbero essere impegnati nei valori e negli obiettivi delineati ed esemplificati dal top management.

8. Organizza workshop interfunzionali

Questo aiuta i dipendenti – e i manager – a capire cosa fanno gli altri dipartimenti, come pensano e quali sono le loro forze e debolezze. Possono scoprire qualcosa di nuovo e trovare nuove connessioni, che possono aiutarli nel lavoro futuro.

9. La direzione dovrebbe offrire un feedback fattibile

Durante queste riunioni di coaching, possono sorgere tensioni se il feedback non viene dato in modo costruttivo e fattibile. Non è molto importante guardare indietro e puntare il dito, piuttosto la direzione dovrebbe guidare gli impiegati verso il successo futuro.

10. Mantienilo professionale, non personale

Dare un feedback non proprio eccellente è difficile sia per i manager che per gli impiegati, ed è uno dei motivi per cui le valutazioni delle prestazioni tendono ad essere uno dei compiti meno amati. I manager dovrebbero assicurarsi di mantenere il feedback professionale e ricordarsi di concentrarsi sul comportamento, piuttosto che sulle caratteristiche.

Per esempio, sottolineare che David ha regolarmente consegnato in ritardo rapporti importanti è un feedback su un comportamento. Dire che David è pigro, ed è per questo che i rapporti erano spesso in ritardo è un feedback su una caratteristica. Uno di questi può aiutare un impiegato a riconoscere il proprio ruolo nel successo (o nella mancanza) di un progetto, mentre l’altro lo metterà subito sulla difensiva.

11. Non sono solo i dipendenti che hanno bisogno di formazione

Anche la direzione dovrebbe essere formata. Fare il coaching e offrire un buon feedback non è un lavoro facile, ed è per questo che ci sono così tanti coach specializzati là fuori. Affinché i manager siano in grado di dirigere bene, dovrebbero essere formati in queste abilità.

12. Approfittate del feedback da più fonti

Chiedete ai dipendenti di scrivere un feedback l’uno per l’altro. Questo darà al management una visione più olistica sulle prestazioni dei dipendenti, capire le sfide che i team stanno affrontando, ed essere in grado di offrire un feedback migliore.

13. Non dipendere solo dalle revisioni

Mentre il processo di revisione è importante, è solo una parte del sistema nel suo complesso. La pianificazione, il coaching e la ricompensa degli impiegati sono parti altrettanto importanti del sistema.

14. I problemi non sono sempre basati sui dipendenti

Può essere facile assumere che i problemi siano sempre causati dai dipendenti, ma semplicemente non è così. I problemi possono derivare da fattori esterni come la disponibilità di forniture, processi interni che stanno causando problemi, o politiche organizzative. Cercate la fonte dei problemi nel modo più preciso possibile per risolverli.

15. Riconoscere e premiare le prestazioni pubblicamente e frequentemente

Il management non può aspettarsi che i dipendenti rimangano motivati se non vengono mai premiati, eppure molte aziende trascurano questo passo fondamentale. Assicuratevi che i dipendenti siano ricompensati e riconosciuti per il loro duro lavoro, e continueranno a lavorare per la vostra organizzazione.

5 Esempi del mondo reale di performance management

Ovviamente, una cosa è capire la teoria di cosa sia il performance management, ma un’altra cosa è usarlo in un’azienda reale. Diamo un’occhiata ad alcuni esempi del mondo reale del processo di gestione delle prestazioni in azione:

Non è una sorpresa che Google appaia in una lista di aziende che usano un sistema di gestione più nuovo e innovativo. Questa azienda è sempre stata un trendsetter, e il loro processo di gestione delle prestazioni è uno di quelli che si basa su dati e analisi, oltre a fare in modo che i loro manager siano ben formati.

Nella valutazione del loro sistema di gestione delle prestazioni, Google ha lanciato un progetto dedicato alla valutazione dei loro manager, che ha portato a un processo di formazione e sviluppo futuro che imposta i manager, e quindi i dipendenti, per il successo.

Hanno anche usato un sistema di definizione degli obiettivi che ha preso piede in diversi settori. Usando il loro sistema di Obiettivi e Risultati Chiave (OKRs), hanno riformulato il processo di definizione degli obiettivi, con grandi risultati.

Un altro trendsetter tecnologico, Facebook ha un processo di gestione delle prestazioni che pone una forte enfasi sul feedback peer-to-peer. Nelle revisioni semestrali, sono in grado di utilizzare questo feedback per vedere come i team stanno lavorando bene e capire dove la collaborazione sta avvenendo – e dove no. Hanno anche sviluppato un software interno per fornire un feedback continuo e in tempo reale. Questo aiuta i dipendenti a risolvere i problemi prima che diventino tali.

Cargill è un produttore e distributore alimentare del Minnesota con oltre 150.000 dipendenti e serve a dimostrare che anche le grandi aziende possono abbandonare le valutazioni di performance ingombranti e istituire un nuovo sistema. Seguendo le ultime ricerche sull’insoddisfazione del management con un processo di gestione delle performance obsoleto, Cargill ha creato il suo sistema ‘Everyday Performance Management’. Il sistema è progettato per essere continuo, incentrato su un rapporto positivo tra dipendente e manager, con attività quotidiane e feedback incorporati in conversazioni che risolvono i problemi piuttosto che rielaborare le azioni passate.

Il sistema Everyday Performance Management ha avuto risultati estremamente positivi, con il 69% dei dipendenti che hanno dichiarato di aver ricevuto un feedback utile per il loro sviluppo professionale, e il 70% che ha riferito di essersi sentito apprezzato come risultato delle continue discussioni sulle prestazioni con il proprio manager.

Adobe ha calcolato che i manager spendevano circa 80.000 ore all’anno per le revisioni delle prestazioni, solo per avere dipendenti che riferivano di aver lasciato quelle revisioni demoralizzati e il turnover stava aumentando come risultato.

Vedendo un sistema che produceva solo negatività, il team di leadership di Adobe ha fatto un salto coraggioso in un sistema di gestione delle prestazioni che ha iniziato con la formazione dei manager su come eseguire controlli più frequenti e offrire indicazioni operative, poi l’azienda ha dato ai manager il margine di manovra di cui avevano bisogno per dirigere efficacemente.

Al management è stata data molta più libertà nel modo in cui hanno strutturato i controlli e le sessioni di revisione dei dipendenti, così come più discrezione negli stipendi e nelle promozioni. I dipendenti vengono spesso contattati per “sondaggi d’opinione” – un modo per il team di leadership di assicurarsi che i singoli manager stiano guidando bene i loro team. Uno dei molti risultati positivi di questo è stato un taglio del 30% del turnover involontario dovuto a un programma di check-in frequente.

Accenture è una società enorme – oltre 330.000 persone, quindi cambiare i loro sistemi significa uno sforzo enorme. Quando sono passati al loro nuovo sistema, si sono liberati di circa il 90% del processo precedente. Ora, stanno usando un processo di gestione delle prestazioni più fluido in cui i dipendenti ricevono un feedback continuo e tempestivo dal management. Questo è stato accoppiato con una rinnovata attenzione allo sviluppo immediato dei dipendenti e un’applicazione interna per comunicare il feedback.

Ci sono fili comuni in tutti questi esempi. Ogni azienda ha costruito un sistema che funziona per loro, piuttosto che seguire un approccio unico per tutti. Ciò che funziona per un’azienda potrebbe non funzionare per un’altra – dipende dal settore, dalla velocità e dalla flessibilità dell’azienda, e dall’obiettivo generale del sistema stesso.

Qual è la differenza tra la gestione delle prestazioni e le valutazioni delle prestazioni?

Con nomi simili e scopi che a volte si allineano, non sorprende che alcune persone trovino difficile individuare la differenza tra la gestione delle prestazioni e le valutazioni delle prestazioni.

In effetti, le valutazioni delle prestazioni sono spesso parte del processo di gestione delle prestazioni, anche se alcune aziende fanno ancora affidamento solo sulle valutazioni delle prestazioni.

Un modo semplice per capire la differenza tra i due è che le valutazioni delle prestazioni sono reattive, mentre la gestione delle prestazioni è proattiva.

Una valutazione delle prestazioni esamina tutte le azioni passate del dipendente entro un determinato periodo di tempo, e valuta quanto bene hanno eseguito nel loro ruolo e quanti obiettivi hanno raggiunto.

La gestione delle prestazioni guarda al presente e al futuro del dipendente, e cosa può essere fatto per aiutare le prestazioni future e raggiungere gli obiettivi futuri. La gestione delle prestazioni si concentra sullo sviluppo e la formazione di un dipendente, e come questo può beneficiare sia il dipendente che l’azienda.

Una valutazione delle prestazioni è un compito formale, operativo, fatto secondo parametri rigidi e in modo quantitativo. Le risorse umane conducono le valutazioni delle prestazioni, con l’input del management. La gestione delle prestazioni è molto più informale e strategica, guidata dal management con l’input dei dipendenti in modo più flessibile.

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