Hoe om te gaan met confrontaties op het werk

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: er doet zich op het werk een conflict voor dat we direct willen aanpakken, maar we weten niet goed hoe we dat moeten doen zonder onze collega’s boos of overstuur te maken. Wanneer we geconfronteerd worden met een noodzakelijk conflict op het werk, maken we ons vaak schuldig aan het vrezen van het ergste, en vervolgens manifesteren we die angst via onze negatief gedreven acties. Het benaderen van de moeilijkste sociale interacties met emotionele intelligentie helpt ervoor te zorgen dat zelfs confrontaties productieve, positieve delen van het proces kunnen zijn.

We hebben moeilijke gesprekken in bijna elk aspect van ons leven, vaak als een actief middel om relaties te verbeteren, dus het is belangrijk om ze ook op het werk niet uit de weg te gaan.

We dromen allemaal van een echt harmonieuze werkplek, een waar geen invloeden van buitenaf de creatieve denkruimte onderbreken, maar natuurlijk is dat zelden hoe het in het echte leven uitpakt. Confrontaties zijn een onvermijdelijk onderdeel van het werkproces, maar met werk om uw aanpak te verbeteren, hoeven ze niet de negatieve connotaties te hebben die we verwachten.

Van de CEO tot helemaal beneden in de keten, kan het instellen van de modus voor het omgaan met confrontaties met empathie, mindfulness en emotionele intelligentie de processen op uw werkplek enorm verbeteren.

Het probleem definiëren

Maar wat is nu precies een confrontatie? Als we dat woord horen, denken we vaak aan een ruzie, een uitbarsting of een conflict dat te ver is gegaan om nog goed te kunnen worden opgelost. Integendeel, confrontaties hoeven niet per se vol te zitten met woede of verhoogde emotie. Door het scenario te herkaderen als een positief scenario, kunnen we onze verwachtingen van hun moeilijkheden al een heel eind de-escaleren.

Benader je een confrontatie als een noodzakelijke, gezonde manier om de manier waarop je met de persoon in kwestie samenwerkt te verbeteren. Wijst u op hun tekortkomingen? Als je het op de juiste manier doet, kun je de persoon zijn die hem helpt een persoonlijke hindernis te overwinnen en verder te komen in zijn ontwikkeling. Misschien vraagt u waarom iets niet correct of op tijd is gedaan? Als u een volkomen redelijke verklaring verwacht, zult u merken dat de oplossing zich later veel gemakkelijker aandient.

Natuurlijk zijn sommige confrontaties moeilijker dan andere. Als dit een gevoelig onderwerp is dat beide partijen van streek kan maken, is het belangrijk het op een weloverwogen manier te benaderen. Dus hoe veranderen we wat zou kunnen uitgroeien tot een spiraal van conflicten in een gezonde confrontatie van tevoren?

Stappen om te nemen

Bemin je gelijken
Een confrontatie omhoog schuiven in de gezagsketen kan er vaak voor zorgen dat de persoon die je confronteert zich ondermijnd voelt. Door problemen met collega’s aan te pakken, kweek je respect, vertrouwen en een rustiger sfeer waarin oplossingen gemakkelijker tot stand kunnen komen. Als het probleem kan worden aangepakt voordat het hoger personeel erbij wordt betrokken, doe het dan! Als u een klacht ontvangt van een hoger personeelslid, controleer dan eerst of al het mogelijke is gedaan om het probleem binnen het team aan te pakken voordat u een bemiddelende rol gaat spelen.

Bepaal het probleem duidelijk

Voordat u de confrontatie aangaat, moet u duidelijk omschrijven wat u met de discussie wilt bereiken. Wat was de omstandigheid die hiertoe heeft geleid? Verduidelijk het aan te pakken probleem in uw hoofd op een kalme, beknopte en heldere manier, en zorg ervoor dat er geen negativiteit of emotionele reactie is die uw oordeel vertroebelt. Wat is nu het ideale resultaat? Probeer u van tevoren een voorstelling te maken van de beste oplossing, zodat u iets positiefs hebt om naar te streven terwijl de besprekingen plaatsvinden.

Kies een neutraal terrein

U bent waarschijnlijk wel eens in deze positie geweest: u wordt naar een kantoor of directiekamer geroepen voor een privégesprek. Was u zorgeloos en ontspannen toen u naar die vergadering liep, of zat u vol zorgen? De setting van confrontaties is van belang voor de manier waarop iedereen ze benadert. Vermijd waar mogelijk formele ontmoetingen ten gunste van een kopje koffie in een neutrale, doch besloten ruimte. Wanneer elke persoon zich even comfortabel voelt als de ander, is er minder kans op angstige emotionele reacties.

Combineer logica en emotie

Je hebt een locatie en het probleem duidelijk gedefinieerd, nu hoe pak je de confrontatie zelf aan? De sleutel is het vinden van de balans tussen logisch en emotioneel reageren. Teveel van het een of het ander zal ertoe leiden dat u er niet in slaagt een voor beide partijen bevredigende conclusie te bereiken, dus probeer zo duidelijk en feitelijk mogelijk te zijn, terwijl u altijd rekening houdt met de emoties van zowel u als de andere partij. Vergeet niet om je aan te passen – een louter feitelijke aanpak kan voorbijgaan aan de emotionele reactie en behoeften van je collega.

Kies altijd voor empathie

Jezelf verplaatsen in de persoon die je confronteert is altijd een sleutel tot een vreedzame oplossing, en is de kern van het houden van emotionele intelligentie in gedachten. Zorg er altijd voor dat je echt luistert naar alle rechtvaardigingen en verzachtende omstandigheden die de andere partij kan bieden, en overweeg ze diep bij het formuleren van je plan om verder te gaan uit de confrontatie. Het resultaat zal zijn dat je allebei weg kunt lopen met een begrepen gevoel en opgewekt over de interactie.

De resolutie

Een ding dat veel werkplekconfrontaties die spiraal kunnen vergeten, is wat je probeert te bereiken. Een resolutie moet altijd het doel zijn bij elke poging om conflicten aan te pakken, in plaats van alleen maar problemen uit te praten, die zich in de toekomst kunnen blijven voordoen. De sleutel tot een goede oplossing is er een die voor beide partijen geschikt is en een duidelijk haalbaar traject heeft. Noem dus niet alleen een einddoel, maar werk samen en bepaal hoe dat einddoel kan worden bereikt. Vermijd het stellen van termijnen voor verbetering – in plaats daarvan moet u de persoon in kwestie bij elke stap steunen op zijn weg naar de oplossing van het probleem. Maak van u een open deur voor vragen en raad, en er zal minder behoefte aan conflicten ontstaan naarmate u verder werkt.

De checklist

Een snelle manier om uw stappen naar een succesvolle confrontatie te onthouden:

  • Start kalm
  • Verklar het probleem
  • Kies een neutrale ruimte
  • Vraag om te praten
  • Benader het probleem
  • Zoek een oplossing
  • Bedank ze dat ze naar je hebben geluisterd

Wil je op de hoogte blijven van nieuws en functies op het gebied van emotionele intelligentie? Abonneer je op onze blog door hier te klikken

Plaats een reactie