Řízení výkonnosti

18. července 2019

Objevte:

  • Co je to řízení výkonnosti?
  • Proč je řízení výkonnosti důležité?
    • Důležitost řízení výkonu
    • Účel a cíle řízení výkonu
    • Přínosy řízení výkonu
  • 15 osvědčených postupů řízení výkonu zaměstnanců
  • 5 reálných příkladů řízení výkonu
  • Jaký je rozdíl mezi řízením výkonu a hodnocením výkonu?

Stále více organizací chápe, že pokud chtějí být na současném trhu konkurenceschopné, musí své systémy řízení uvést do 21. století.

Výzkumy ukazují, že předchozí systémy, například roční hodnocení, jsou zastaralé a mohou dokonce sloužit ke snížení angažovanosti a motivace zaměstnanců. S ohledem na tuto skutečnost se stále více společností obrací k řízení výkonnosti než kdykoli předtím.

Tento dynamický a strategický přístup k rozvoji lepší výkonnosti zaměstnanců se prosazuje ve velkých i malých společnostech, včetně mnoha společností z žebříčku Fortune 500 a předních organizací v oboru.

Co je řízení výkonnosti?

Řízení výkonnosti je strategický přístup k vytváření a udržování lepší výkonnosti zaměstnanců, což vede ke zvýšení efektivity společností.

Zaměřením se na rozvoj zaměstnanců a sladěním cílů společnosti s cíli týmu a jednotlivců mohou manažeři vytvořit pracovní prostředí, které umožní zaměstnancům i společnostem prosperovat.

Na základě definice řízení výkonnosti je v organizaci vybudován systém, který měří a zlepšuje výkonnost lidí v dané organizaci.

V praxi řízení výkonnosti znamená, že vedení společnosti důsledně pracuje na rozvoji svých zaměstnanců, stanovuje jasné cíle a nabízí konzistentní zpětnou vazbu v průběhu celého roku.

Na rozdíl od jiných systémů hodnocení výkonu zaměstnanců, jako je například roční hodnocení, je řízení výkonu zaměstnanců mnohem dynamičtějším a angažovanějším procesem s lepšími výsledky.

Pro personální oddělení je řízení výkonu důležitým systémem pro přijímání, rozvoj a udržení zaměstnanců a také pro hodnocení jejich výkonu.

Čím dál více se ukazuje, že systém ročního hodnocení výkonnosti nevede k účinnému zapojení zaměstnanců, nedokáže důsledně stanovit a plnit firemní cíle a nevede k důkladnému pochopení výkonnosti zaměstnanců.

Proč je řízení výkonu důležité?“

V každé organizaci, bez ohledu na její velikost, je důležité pochopit, co zaměstnanci dělají, jak to dělají a proč to dělají.

Bez zavedeného systému pro definování rolí, pochopení silných a slabých stránek jednotlivců, poskytování zpětné vazby, spouštění zásahů a odměňování pozitivního chování je pro manažery mnohem obtížnější efektivně vést své zaměstnance.

Chytré organizace spojují řízení výkonu s procesem motivačního řízení. Oba systémy mají mnoho společného, od vymezení rolí a stanovení cílů až po přezkoumávání a odměňování chování zaměstnanců, a jako takové si vedou velmi dobře, jsou-li vedeny současně. Používání motivačního řízení také znamená, že veledůležitý krok „odměňování“ v rámci řízení výkonu je proveden správně.

Důležitost řízení výkonu

Řízení výkonu je důležitou součástí každé organizace. Tři hlavní problémy, se kterými se organizace potýkají, jsou:

  • udržení angažovanosti zaměstnanců
  • udržení talentů
  • rozvoj vedoucích pracovníků zevnitř

Na tyto problémy se řízení výkonnosti velmi účinně zaměřuje.

1. Řízení výkonnosti se zaměřuje na všechny oblasti. Udržení angažovanosti zaměstnanců

Angregace zaměstnanců je středem pozornosti každého manažerského týmu. V systému ročního hodnocení by se cíle zadávaly na začátku roku a po 12 měsících by se znovu zjišťovalo, zda byly splněny. Tento dlouhý časový úsek bez zpětné vazby nebo kontroly je téměř jistým zabijákem angažovanosti.

Ve skutečnosti by 94 % zaměstnanců preferovalo, aby jim jejich manažer poskytoval zpětnou vazbu a možnosti rozvoje v reálném čase, a 81 % by podle studie Growth Divide preferovalo alespoň čtvrtletní kontroly se svým manažerem.

Studie ukazují, že zaměstnanci si nejlépe poradí se zpětnou vazbou na měsíční nebo čtvrtletní bázi, přičemž pravidelné kontrolní schůzky slouží jako zóna pro řešení problémů, případnou úpravu cílů a osvěžení jejich zaměření na cíl. Ve skutečnosti mají společnosti, kde se zaměstnanci scházejí ke kontrole cílů čtvrtletně nebo častěji, téměř o 50 % vyšší pravděpodobnost nadprůměrných finančních výsledků.

Při průzkumu měli zaměstnanci určité negativní pocity ohledně systému ročního hodnocení:

  • 62 % zaměstnanců má pocit, že jejich hodnocení výkonu bylo neúplné
  • 48 % se necítilo pohodlně, když mezi hodnocením výkonu vznášeli problémy se svým nadřízeným
  • 61 % má pocit, že tento proces je zastaralý
  • 74 % má pocit, že by si efektivnější s častější zpětnou vazbou
  • 68 % vedoucích pracovníků se o problémech zaměstnanců dozvídá až při hodnocení výkonu

To vše dohromady dává mnoho promarněných příležitostí k řešení problémů a zvýšení výkonu a angažovanosti zaměstnanců.

Když se zvyšuje angažovanost zaměstnanců, devět klíčových ukazatelů výkonnosti vykazuje úspěšné výsledky. Absence, fluktuace, smršťování, bezpečnostní incidenty, incidenty související s bezpečností pacientů a závady v kvalitě se ve všech oblastech snižují nejméně o 25 % a často i více. Pozitivní výsledky vykazuje i zákaznická zkušenost, produktivita a ziskovost.

Tato studie společnosti Gallup byla provedena v široké škále průmyslových odvětví a ukázala, že angažovanost zaměstnanců je rozhodujícím faktorem bez ohledu na odvětví.

2. Udržení talentů

Zaměstnanci, kteří se často setkávají s vedením, aby diskutovali o výkonnosti, řešili problémy a absolvovali školení, s větší pravděpodobností ve společnosti zůstanou.

Pokud zaměstnanci vidí, že jejich vedení vynakládá úsilí na jejich profesní rozvoj, pomáhá jim uspět při plnění jejich cílů a důsledně odměňuje jejich výkon, pak jsou více motivováni jak k tomu, aby ve společnosti zůstali, tak i k tomu, aby pracovali usilovněji.

3. Rozvoj vedoucích pracovníků zevnitř

Tento důsledný rozvoj a partnerství mezi manažery a zaměstnanci umožňuje rozvoj vedoucích pracovníků zevnitř společnosti.

Nábory zaměstnanců mohou být velmi vysoké, stejně jako náklady na zapracování a školení nových zaměstnanců. Možnost vychovávat vůdčí osobnosti zevnitř společnosti znamená, že již existuje ověřená kulturní shoda s touto osobou a že náklady na školení a zdroje vynaložené na rozvoj této osoby v přínos nejsou ztraceny.

Tato cesta vedení slouží také jako motivační síla pro zaměstnance, kteří vidí, že jejich tvrdá práce bude odměněna povýšením a dalšími výhodami.

Řízení výkonnosti také vytváří potřebu, aby se vedení důsledně zaměřilo na firemní cíle a úkoly a zvážilo, jak jich nejlépe dosáhnout. Toto neustálé přehodnocování cílů znamená, že je větší pravděpodobnost, že zůstanou relevantní, protože cíle budou v průběhu roku upravovány s ohledem na nové technologie, změny na trhu nebo jiné faktory.

Podle časopisu Forbes „společnosti, které stanovují výkonnostní cíle čtvrtletně, dosahují o 31 % vyšších výnosů ze svého výkonnostního procesu než ty, které tak činí ročně, a ty, které tak činí měsíčně, dosahují ještě lepších výsledků.‘

Účelem a cíli řízení výkonu

Účelem řízení výkonu je poskytnout manažerům i zaměstnancům jasný a konzistentní systém, v jehož rámci budou pracovat a který následně povede ke zvýšení produktivity.

  • Tento systém ukazuje zaměstnancům cestu k úspěchu, umožňuje měření výkonu spojené se zpětnou vazbou a nabízí možnosti školení a rozvoje.
  • Řízení výkonnosti umožňuje managementu pochopit, co jeho zaměstnanci dělají, a sledovat pokrok v plnění cílů společnosti a zároveň poskytovat konzistentní zpětnou vazbu.

Řízení výkonu má pět hlavních cílů:

  1. Vypracovat jasné definice rolí, očekávání a cílů
  2. Zvýšit angažovanost zaměstnanců
  3. Rozvíjet manažerské vůdčí a koučovací dovednosti
  4. Zvýšit produktivitu prostřednictvím lepšího výkonu
  5. Vypracovat program odměňování za výkon, který motivuje k dosažení úspěchů

Tyto cíle řízení výkonu ukazují jasnou cestu od vypracování cílů k odměňování za zvýšený výkon. Pokud se jeden z těchto cílů řízení výkonnosti neprovádí dobře, pak v důsledku toho trpí ostatní.

Přínosy řízení výkonnosti

Řízení výkonnosti má mnoho výhod pro zaměstnance a manažery i pro podnik jako celek. Pokud se firmě podaří úspěšně vytvořit prostředí angažovanosti, kde jsou zákazníci stejně angažovaní jako zaměstnanci v první linii, je její výsledek ještě lepší.

Pokud organizace úspěšně angažují své zákazníky a své zaměstnance, zaznamenávají 240% nárůst obchodních výsledků souvisejících s výkonností ve srovnání s organizací, která nemá ani angažované zaměstnance, ani angažované zákazníky.
– Gallup

  1. Díky dobře definovaným rolím a výkonnostním standardům je přijímání zaměstnanců jednodušší, protože kandidáti vědí, co se od nich očekává, a personalisté snáze pochopí, zda se kandidát na danou roli hodí.
  2. Tyto dobře definované role a standardy usnadňují školení, protože školitelé přesně vědí, které oblasti je třeba pokrýt a které informace nejsou podstatné.
  3. Důsledné rozvíjení a revidování cílů zajišťuje, že organizace snadno drží krok s měnícími se tržními silami a rychle reaguje jako celek bez ohledu na velikost organizace.
  4. Jasná očekávání a role nastavují zaměstnance na dosahování cílů od samého počátku, což poskytuje odrazový můstek k úspěchu.
  5. Zaměstnanci, kteří cítí, že jejich společnost investuje do jejich úspěchu, zůstávají ve společnosti, což zvyšuje udržení zaměstnanců.
  6. Důsledná zpětná vazba a koučování ze strany manažerů vede přímo ke zvýšení angažovanosti zaměstnanců, zatímco rozvoj schopnosti poskytovat dobré koučování a zpětnou vazbu vede ke kvalifikovanějším manažerům.
  7. Když se zaměstnanci stanou kvalifikovanějšími, mohou ve firmě postupovat na vyšší pozice, čímž se vytvářejí vedoucí pracovníci.
  8. Produktivita se zvýší díky větší angažovanosti, jasným cílům a zvyšování kvalifikace zaměstnanců.
  9. Zaměstnanci zůstávají motivováni k dlouhodobým výkonům, protože jsou za svou tvrdou práci náležitě odměňováni.

15 osvědčených postupů pro řízení výkonnosti zaměstnanců

Ačkoli řízení výkonnosti může znít klamně jednoduše, s pouhými čtyřmi kroky, jak je uvedeno výše, je samotný proces velmi složitý. Proto jsme sestavili tento seznam osvědčených postupů pro řízení výkonnosti.

Představte si jej jako základy řízení výkonnosti – ty vám pomohou zajistit, aby váš systém řízení výkonnosti zaměstnanců fungoval tak, jak má.

1. Řízení výkonnosti zaměstnanců. Určete si cíle svých iniciativ v oblasti řízení výkonnosti

Při vytváření programu řízení výkonnosti musíte pochopit, čeho chcete dosáhnout.

Pomoci vám může položení následujících otázek:

  • Je prioritou zvýšení produktivity?
  • Chce vaše organizace identifikovat vedoucí pracovníky zevnitř a rozvíjet je?
  • Chcete zefektivnit proces odměňování?
  • Snažíte se zlepšit udržení nebo zapojení zaměstnanců?

Pokud víte, co chcete, aby váš program dělal, bude snazší jej sestavit tak, aby tohoto cíle dosáhl.

2. Definujte a popište jednotlivé role

O tom jsme se zmínili výše, ale je třeba to zopakovat. Pro zaměstnance je mnohem těžší být úspěšný, pokud přesně neví, co se od něj očekává, jak to má dělat a jak má vypadat konečný výsledek.

3. Spojte cíle s plánem výkonnosti

Když stanovíte cíle, vypracujte k nim plán výkonnosti. Celoroční cíle často selhávají, protože jsou příliš rozsáhlé a zaměstnanci mohou být zahlceni dříve, než začnou. Výkonnostní plán jim pomůže představit si svou cestu, díky čemuž je mnohem pravděpodobnější, že svůj cíl splní.

4. Sledujte pokrok při plnění výkonnostních cílů

Zkontrolujte klíčové oblasti výkonu. Využívejte metriky a analytiku ve svůj prospěch, sledujte, jak se cíle vyvíjejí, abyste se ujistili, že v případě potřeby lze včas zasáhnout.

5. Koučování by mělo být časté

Smyslem koučování je pomoci identifikovat a řešit problémy dříve, než se stanou příliš velkými. Pokud není časté, vůbec nepomůže. Měsíční nebo čtvrtletní schůzky by měly pomáhat udržet zaměstnance na správné cestě.

6. Využívejte směrnice ve svůj prospěch

Směrnice by měly být vytvořeny pro každou roli jako součást první fáze cyklu řízení výkonu. Tyto zásady nebo pokyny by měly stanovit konkrétní oblasti pro příležitosti, hledání a experimentování nebo jejich omezení. Zaměstnanci vykonávají svou práci lépe, když mají pevné směrnice, kterými se mohou řídit.

7. Vybudujte kulturu sladěnou s výkonem

Ujistěte se, že na vašem pracovišti existují sdílené hodnoty a kulturní soulad. Pocit sdílených hodnot, přesvědčení a očekávání mezi zaměstnanci vytváří harmoničtější a příjemnější pracoviště. Zaměstnanci by měli být oddáni hodnotám a cílům, které vytyčil a jejichž příkladem je vrcholový management.

8. Pořádejte mezioborové workshopy

To pomůže zaměstnancům – a manažerům – pochopit, co dělají ostatní oddělení, jak přemýšlejí a jaké jsou jejich silné a slabé stránky. Mohou se tak dozvědět něco nového a najít nové souvislosti, které jim mohou pomoci v další práci.

9. Vyzkoušejte si, jak se vám daří pracovat. Vedení by mělo nabízet realizovatelnou zpětnou vazbu

Při těchto koučovacích setkáních může vzniknout napětí, pokud není zpětná vazba poskytována konstruktivním a realizovatelným způsobem. Není příliš důležité ohlížet se zpět a ukazovat prstem, vedení by spíše mělo vést zaměstnance k budoucímu úspěchu.

10. V případě, že je to nutné, je třeba se zaměřit na to, aby se zaměstnanci cítili dobře. Udržujte ji profesionální, ne osobní

Dávat méně než hvězdnou zpětnou vazbu je těžké jak pro manažery, tak pro zaměstnance, což je jeden z důvodů, proč hodnocení výkonu bývá nejméně oblíbeným úkolem. Manažeři by měli dbát na to, aby zpětná vazba byla profesionální, a nezapomínat se zaměřit na chování, nikoli na vlastnosti.

Příklad poukázání na to, že David pravidelně odevzdával důležité zprávy pozdě, je zpětnou vazbou o chování. Říci, že David je líný, a proto se zprávy často opožďovaly, je zpětná vazba o charakteristice. Jedna z nich může zaměstnanci pomoci, aby si uvědomil svou roli v úspěchu (nebo neúspěchu) projektu, a druhá ho okamžitě přiměje k obraně.

11. V případě, že si zaměstnanec uvědomuje svou roli v projektu, může si ji uvědomit. Nejen zaměstnanci potřebují školení

Mělo by se školit i vedení. Koučování a poskytování dobré zpětné vazby není snadná práce, a proto existuje tolik specializovaných koučů. Aby byli manažeři schopni dobře vést, měli by být v těchto dovednostech vyškoleni

12. Využívejte zpětnou vazbu z více zdrojů

Požádejte zaměstnance, aby si psali zpětnou vazbu navzájem. Vedení tak získá ucelenější pohled na výkonnost zaměstnanců, pochopí problémy, kterým týmy čelí, a bude moci lépe nabídnout zpětnou vazbu.

13. Vyzkoušejte si, zda se vám podařilo získat zpětnou vazbu. Nespoléhejte pouze na hodnocení

Přestože je proces hodnocení důležitý, je pouze jednou částí celého systému. Plánování, koučování a odměňování zaměstnanců jsou stejně důležitými částmi systému.

14. Problémy nejsou vždy způsobeny zaměstnanci

Může být snadné předpokládat, že problémy jsou vždy způsobeny zaměstnanci, ale tak to prostě není. Problémy mohou vznikat z vnějších faktorů, jako je dostupnost zásob, interní procesy, které způsobují problémy, nebo organizační zásady. Pátrejte po zdroji problémů co nejpřesněji, abyste je mohli odstranit.

15. Problémy se mohou vyskytnout i v jiných oblastech. Oceňujte a odměňujte výkon veřejně a často

Manažeři nemohou očekávat, že zaměstnanci zůstanou motivovaní, pokud nebudou nikdy odměněni, přesto mnoho společností tento klíčový krok přehlíží. Zajistěte, aby zaměstnanci byli za svou tvrdou práci odměňováni a oceňováni, a budou pro vaši organizaci i nadále podávat výkony.

5 Reálné příklady řízení výkonu

Jednou věcí je samozřejmě pochopit teorii toho, co je to řízení výkonu, ale druhou věcí je použít ji v reálné firmě. Podívejme se na několik reálných příkladů procesu řízení výkonnosti v praxi:

Není překvapením, že se společnost Google objeví na seznamu firem, které používají novější, inovativní systém řízení. Tato společnost vždy udávala trendy a její proces řízení výkonnosti se opírá o data a analýzy a také o to, aby její manažeři byli dobře vyškoleni.

Při hodnocení svého systému řízení výkonnosti zahájila společnost Google projekt věnovaný hodnocení svých manažerů, což vedlo k důkladnému školení a procesu dalšího rozvoje, který připravuje manažery, a tím i zaměstnance, na úspěch.

Používá také systém stanovování cílů, který se ujal v mnoha odvětvích. Pomocí svého systému cílů a klíčových výsledků (OKR) přehodnocují proces stanovování cílů, a to se skvělými výsledky.

Další technologický trendsetter, společnost Facebook, má proces řízení výkonnosti, který klade velký důraz na vzájemnou zpětnou vazbu. V pololetních hodnoceních jsou schopni na základě této zpětné vazby zjistit, jak dobře týmy fungují, a pochopit, kde spolupráce probíhá – a kde ne. Vyvinuli také interní software, který poskytuje průběžnou zpětnou vazbu v reálném čase. To pomáhá zaměstnancům řešit problémy dříve, než se z nich stanou problémy.

Cargill je minnesotský výrobce a distributor potravin s více než 150 000 zaměstnanci a slouží jako ukázka toho, že i obrovské společnosti se mohou zbavit těžkopádného hodnocení výkonu a zavést nový systém. V návaznosti na nejnovější výzkumy o nespokojenosti managementu se zastaralým procesem řízení výkonnosti vytvořila společnost Cargill svůj systém „Everyday Performance Management“. Systém je navržen jako kontinuální, soustředěný na pozitivní vztah mezi zaměstnancem a manažerem, přičemž každodenní činnost a zpětná vazba jsou začleněny do rozhovorů, které řeší problémy, a nikoliv opakují minulé činnosti.

Systém Everyday Performance Management měl převážně pozitivní výsledky: 69 % zaměstnanců uvedlo, že dostali zpětnou vazbu, která byla užitečná pro jejich profesní rozvoj, a 70 % uvedlo, že se v důsledku průběžných diskusí o výkonu se svým manažerem cítili oceněni.

Adobe spočítala, že manažeři trávili ročně zhruba 80 000 hodin hodnocením výkonnosti, jen aby zaměstnanci uvedli, že z těchto hodnocení odcházeli demoralizovaní a v důsledku toho se zvyšovala fluktuace.

Vedení společnosti Adobe vidělo systém, který přinášel pouze negativa, a proto se odvážně pustilo do systému řízení výkonnosti, který začal školením manažerů, jak provádět častější kontroly a nabízet akční pokyny, poté společnost poskytla manažerům volnost, kterou potřebovali k efektivnímu vedení.

Manažeři dostali mnohem větší volnost v tom, jak strukturovat kontroly a hodnocení zaměstnanců, a také větší volnost v oblasti platů a povyšování. Zaměstnanci jsou často kontaktováni pro „pulzní průzkumy“ – způsob, jak se vedoucí tým může ujistit, že jednotliví manažeři vedou své týmy dobře. Jedním z mnoha pozitivních výsledků tohoto opatření bylo snížení nedobrovolné fluktuace o 30 % díky programu častých kontrol.

Accenture je obrovská společnost – má více než 330 000 zaměstnanců, takže změna jejich systémů znamená obrovské úsilí. Když přešli na nový systém, zbavili se asi 90 % předchozího procesu. Nyní používají plynulejší proces řízení výkonnosti, kdy zaměstnanci dostávají od vedení průběžnou a včasnou zpětnou vazbu. To bylo spojeno s obnoveným důrazem na okamžitý rozvoj zaměstnanců a interní aplikací pro sdělování zpětné vazby.

Ve všech těchto příkladech jsou společné rysy. Každá společnost si vytvořila systém, který jí vyhovuje, místo aby se řídila univerzálním přístupem. Co funguje pro jednu společnost, nemusí fungovat pro jinou – záleží na odvětví, rychlosti a flexibilitě společnosti a celkovém cíli samotného systému.

Jaký je rozdíl mezi řízením výkonu a hodnocením výkonu?

Při podobných názvech a účelech, které se někdy shodují, není divu, že pro některé lidi je těžké rozpoznat rozdíl mezi řízením výkonu a hodnocením výkonu.

Ve skutečnosti je hodnocení výkonu často součástí procesu řízení výkonu, i když některé společnosti stále spoléhají pouze na hodnocení výkonu.

Snadný způsob, jak pochopit rozdíl mezi nimi, je, že hodnocení výkonu je reaktivní a řízení výkonu je proaktivní.

Hodnocení výkonu se zabývá všemi minulými činnostmi zaměstnance ve stanoveném časovém období a hodnotí, jak dobře si vedl ve své funkci a kolik cílů splnil.

Řízení výkonu se zabývá současností a budoucností zaměstnance a tím, co lze udělat, aby se napomohlo budoucímu výkonu a splnění budoucích cílů. Řízení výkonu se zaměřuje na rozvoj a vzdělávání zaměstnance a na to, jak to může prospět zaměstnanci i firmě.

Hodnocení výkonu je formální, operativní úkol, který se provádí podle pevných parametrů a kvantitativním způsobem. Personální oddělení vede hodnocení výkonnosti za přispění vedení. Řízení pracovního výkonu je mnohem neformálnější a strategičtější, vede ho management za přispění zaměstnanců, a to pružnějším způsobem.

.

Řízení pracovního výkonu Hodnocení pracovního výkonu
Proaktivní Reaktivní
Pohled dopředu Pohled dozadu
Řízené nadřízenými a vedením Řízené personalisty s určitým přispěním managementu
Pružné Rigidní
Strategické Operativní
Průběžně Jednou ročně
Nevyužívá hodnocení ani žebříčky Využívá hodnocení a žebříčky

.

Napsat komentář